Los 5 errores más costosos en la nómina de una empresa y cómo evitarlos antes del cierre anual
La nómina es una obligación fiscal, laboral y de seguridad social que debe mantenerse correctamente integrada durante todo el año.
Un error aparentemente pequeño en un salario, una prestación, una retención de ISR o un CFDI de nómina puede representar un impacto financiero importante para la empresa y generar la necesidad de realizar correcciones ante distintas autoridades.
Por eso, antes del cierre anual, revisar la nómina debería formar parte de la estrategia de cumplimiento fiscal y laboral de cualquier empresa.
¿Por qué revisar la nómina antes del cierre anual?
Durante el año pueden ocurrir decenas de movimientos como altas y bajas de trabajadores, incrementos salariales, bonos, incapacidades, entre otras, y cada movimiento puede tener un tratamiento diferente para efectos de ISR, IMSS, INFONAVIT y CFDI de nómina.
Por eso, una revisión de cierre permite identificar diferencias antes de que se conviertan en problemas acumulados.
Los 5 errores más costosos en la nómina
- Integrar incorrectamente el salario
Uno de los errores que puede generar mayores diferencias es utilizar un salario incorrecto para calcular las obligaciones patronales.
El Salario Base de Cotización (SBC) no necesariamente corresponde únicamente al salario diario pactado con el trabajador.
El IMSS señala que el salario registrado puede integrar conceptos como gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y otras cantidades o prestaciones relacionadas con el trabajo, considerando las excepciones previstas en la Ley del Seguro Social.
Por eso, conceptos como bonos, la prima vacacional, aguinaldo, o prestaciones deben revisarse de acuerdo con su naturaleza y con las reglas de integración aplicables.
- Calcular incorrectamente la retención de ISR
El segundo error está relacionado con el Impuesto Sobre la Renta (ISR) de los trabajadores. Los patrones tienen la obligación de efectuar las retenciones correspondientes sobre los ingresos por salarios y enterarlas conforme a las disposiciones fiscales aplicables.
El artículo 96 de la Ley del ISR establece el procedimiento general para efectuar la retención del impuesto tratándose de ingresos por salarios y demás prestaciones derivadas de una relación laboral.
Un concepto mal configurado puede provocar que el ISR retenido no corresponda con el tratamiento fiscal aplicable.
- Confundir conceptos exentos con conceptos gravados
Este es uno de los errores más comunes cuando existen diferentes prestaciones dentro del paquete de compensación ya que no todo lo que se entrega al trabajador tiene automáticamente el mismo tratamiento fiscal.
La Ley del ISR establece determinados ingresos exentos y también contempla límites y condiciones para aplicar algunas exenciones, por eso, es necesario determinar qué concepto es, cómo se paga, en qué condiciones se otorga y qué tratamiento fiscal corresponde.
- Timbrar la nómina con información incorrecta
El CFDI de nómina no es un comprobante fiscal que contiene información relevante sobre la relación laboral y los pagos realizados.
El SAT establece que los recibos de nómina deben emitirse mediante CFDI e incorporar el complemento correspondiente. Actualmente, el CFDI de nómina se emite con la versión 4.0 y el complemento de nómina 1.2.
Entre la información que debe cuidarse se encuentran los datos del trabajador, percepciones, deducciones, otros pagos y demás información requerida por el complemento.
Por eso, una buena práctica de cierre consiste en conciliar la nómina interna contra los CFDI efectivamente emitidos.
- No conciliar nómina, IMSS e INFONAVIT
Este error suele pasar desapercibido porque cada obligación puede gestionarse desde diferentes plataformas y procesos.
La empresa puede tener:
- Un sistema de nómina
- CFDI emitidos al trabajador
- Movimientos ante IMSS
- Cálculo de cuotas mediante SUA
- Información relacionada con INFONAVIT
Y toda esta información debería guardar consistencia.
El IMSS señala que el SUA permite determinar cuotas obrero-patronales, aportaciones y amortizaciones, y que puede apoyarse en la información de los movimientos e incidencias de los trabajadores.
Además, el IMSS contempla el cálculo de diferencias derivadas de errores u omisiones en datos como días trabajados, salarios, movimientos, faltas, incapacidades o modificaciones salariales.
Automatización de la nómina
La tecnología puede reducir errores operativos, pero automatizar un cálculo incorrecto solamente hace que el error se repita más rápido. Por eso, una solución profesional debe combinar tecnología, procesos correctos, revisión fiscal y control humano.
Un sistema de nómina correctamente configurado puede ayudar a automatizar cálculos, generar información, reducir tareas manuales y construir un sistema que permita calcular, revisar, conciliar y documentar correctamente.
La nómina también es una estrategia de protección financiera
La nómina representa uno de los costos recurrentes más importantes para muchas empresas, por eso, gestionarla correctamente no solamente ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y laborales.
En IMG Consultores entendemos el cumplimiento de nómina como parte de una estrategia integral de prevención fiscal, laboral y financiera. Si quieres revisar la situación de tu empresa antes del cierre anual, podemos ayudarte a identificar posibles diferencias y áreas de riesgo en tus procesos de nómina, cumplimiento fiscal y seguridad social.
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